UVM
Se conceptualizó un proyecto transformacional de modernización de SIS con Ellucian, donde Doctums apoya en roles estratégicos con su experiencia en este tipo de proyectos y en gestión del cambio para asegurar las mejoras en los procesos y en las personas con el fin de beneficiar a más de 207.000 estudiantes en 44 campus.
Resultados
UVM logró hacer las modificaciones internas para iniciar el proyecto de una manera correcta, con una conceptualización de un proyecto transformacional por sobre un proyecto de actualización tecnológica y aceptando las propuestas de Ellucian y Doctums y se inició el proceso de implementación, donde Doctums está apoyando en roles estratégicos con experiencia en este tipo de proyectos y de gestión del cambio para poder asegurar el cambio en los procesos y en las personas.
Contexto
Ante la necesidad de modernizar su SIS, UVM, una vez seleccionado el SIS a implementar, buscó la experiencia de Doctums para navegar las complejidades de este tipo de implementaciones.
Desafío
Los directivos de tecnología sabían que no sería un proyecto simple pues se buscaba re-implementar su SIS Banner dejando de lado las customizaciones que existen en su versión actual en operación. Al mismo tiempo, se necesitaba conceptualizar, a nivel institucional, correctamente el proyecto, no como un proyecto de actualización tecnológica sino como uno transformacional para la compañía.
Puntos de Dolor
UVM se enfrentaba a dos grandes desafíos de cara al proyecto, sabiendo su decisión de mantener el sistema, pero implementando la última versión, necesitaba que el proyecto se conceptualizara de una manera correcta a nivel institucional y al mismo tiempo que los proveedores como Ellucian, dueño de Banner, tuviera la información necesaria para poder diseñar una propuesta de valor acorde a las necesidades particulares de la institución.
Solución
Doctums diseñó un proceso de análisis de las necesidades institucional Top-Down, que partió con entrevistas individuales de los Vice Presidentes de la compañía para entender las capacidades, complejidades actuales, dolores y oportunidades que podrían justificar el proyecto a nivel institucional. Posteriormente, en una segunda fase, se realizó una revisión de las funcionalidades de la última versión del producto contrastándola con los dolores operativos actuales. Todo esto se tradujo en 3 grandes ofertas de valor:
- Una serie de recomendaciones institucionales para conceptualizar y preparar correctamente el proyecto (conceptualización, gobierno, analisis de GAPs, etc.).
- Ellucian y Doctums pudieron generar una propuesta de implementación de acuerdo a las necesidades de la institución, en alcance y precio.
- Se identificaron una serie de quick wins que ofrecía el producto respecto a su funcionalidad actual para poder justificar el proyecto.
